야근식대 어떤 증빙서류 갖춰야 비용 인정받나?

과세당국 입장에서는 법인이 경비를 지출하는 경우 정상적인 법인의 업무와 관련해 지출되는 것으로 볼 수 있으나 “대외적인 증빙으로 세법에서 인정하는 것은 법적으로 정한 정규증빙뿐만 아니라 그 거래 사실 등까지 입증되는 모든 객관적인 증빙”을 통해 법인의 비용임을 입증해야 한다고 요구하고 있습니다.

법인이 연장근무하다 사용인에게 야근식대로 지급하는 금액에 대한 증빙서류에 대해서 과세당국으로부터 가공 경비를 계상해 비자금을 조성하거나 부당행위 등이 있는 것으로 의심을 살 수 있습니다.

이처럼 의심을 사고 가산세 등 불이익을 받지 않으려면, 당해 사용인의 인적사항, 근로제공일, 연장근로시간, 지급금액, 지급사실 등을 확인할 수 있는 것을 비치·보존해야 하는 것입니다.

즉, 거래의 지출증빙에 구비되는 보완서류는 당해 거래의 실질적 내용을 객관적으로 입증할 수 있는 내용을 담고 있어야 하는 것이 원칙입니다.

따라서 직원들의 야근식대에 대해서 법인신용카드로 결제하고 해당 신용카드매출전표와 연장근무한 사람들 리스트, 연장근무시간의 내역서를 상세하게 작성해 기재하는 방법은 이러한 원칙에 가장 잘 부합되는 바람직한 방법입니다.

다만, 야근식대가 자주 발생하지 않고 당해 비용의 연간 합계액의 크기가 중요할 만큼 과다하지 않다고 판단이 되면, 신용카드매출전표 외에 첨부하는 내역서를 간단하게 '0000년 0월 0일 연장근무자 00명 야근식대 000원'으로 약식 기재해 보관해도 무방할 것입니다.

자주 발생하지 않고 금액적으로도 별로 중요하지 않은 소액의 비용까지 세부적인 보완서류를 작성해 보관하는 것은 경리실무자들에게 필요 이상의 노력이 투입된다고 판단됩니다. 

당해 내역서가 약식으로 작성되는 경우라도 직원의 야간근무 사실은 출퇴근기록기, 전력사용량, 외부 식당의 증언 등의 간접자료로도 충분히 입증될 수 있을 것으로 봅니다.

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4월 30일(금) 13:00-18:00 경리실무자들이 반드시 알아야 하는 증빙의 기술