국내외출장경비 지급시 회사의 사규에 의해 아예 증빙이 없거나 증빙 대부분이 누락된 상태로 회사 비용으로 처리하는 경우가 종종 있습니다. 출장비용의 경우 회사의 업무와 관련되어 쓰여진 사실이 명백하면 비용으로 인정되나 건당 3만원이상의 경비에 대해서는 증빙불비가산세가 부과될수 있습니다.
해외출장비의 경우 항공요금을 제외하고는 회사의 사규에서 정한 해외출장비 규정에 따라 출장일비 및 숙박비 등을 정액으로 지급하는 것이 실무적인 관행입니다. 일반적으로 출장비는 업무와 관련이 있다면 원칙적으로 법인의 비용으로 인정되는데, 다만 반드시 지출사실을 입증해야 하며 그렇지 않을 경우 이를 손금으로 산입하지 않고 해당 비용을 수령한 직원의 근로소득으로 볼 수밖에 없습니다.
일반적으로 해외출장이나 국내출장의 경우 대부분 출장에 소요된 직접적인 증빙뿐만 아니라 출장신청서나, 출장여비정산서 등 출장을 다녀온 직원이 출장보고를 하게 됩니다. 따라서 이들 회사 내부서류에 의하여 출장사실을 객관적으로 입증해야 합니다.
즉, 사내규정이 있다고 하여 모든 비용을 증빙 없이 처리할 수는 없는 것입니다. 사내규정을 준수하고 있다면 법인의 업무와 관련하여 지출되는 것으로 볼 수 있으나 대외적인 증빙으로 세법에서 인정하는 것은 법적으로 정한 정규증빙 뿐만 아니라 그 거래사실 등까지 입증되는 증빙을 통하여 법인의 비용임을 입증해야 합니다.
그런데 위의 사례처럼 국내출장에 비해 해외출장의 경우 현실적으로 모든 경비에 대한 증빙을 받는다는 것이 어려울 수 있습니다. 그런데 해외출장비 중 항공요금은 정규지출증빙 수취대상이 아니며, 업무와 관련한 해외출장시 국외에서 재화 또는 용역을 공급받는 경우에도 세금계산서 등 지출증빙서류수취대상에서 제외됩니다. 즉, 국외에서 제공받는 재화와 용역에 대해서는 거래 건 당 3만원을 초과하는 경비지출의 경우에도 적격증빙수취의무가 없는 것입니다.
다만, 해외출장비를 사규에 따라 지급하더라도 숙박비나 식비 등 신용카드사용이 가능한 금액은 지출증빙을 수취하는 것이 타당할 것입니다.
법인세법 기본통칙 19-19-22 해외여비의 손금산입기준은 다음과 같습니다.
임원 또는 사용인의 해외여행에 관련하여 지급하는 여비는 그 해외여행이 당해 법인의 업무수행상 통상 필요하다고 인정되는 부분의 금액에 한한다. 따라서 법인의 업무수행상 필요하다고 인정되지 아니하는 해외여행의 여비와 법인의 업무수행상 필요하다고 인정되는 금액을 초과하는 부분의 금액은 원칙적으로 당해 임원 또는 사용인에 대한 급여로 한다.
다만, 그 해외여행이 여행기간의 거의 전기간을 통하여 분명히 법인의 업무수행상 필요하다고 인정되는 것인 경우에는 그 해외여행을 위해 지급하는 여비는 사회통념상 합리적인 기준에 의하여 계산하고 있는 등, 부당하게 다액이 아니라고 인정되는 한 전액을 당해 법인의 손금으로 한다.
임원 또는 사용인이 국내여행과 관련하여 지급하는 여비는 당해 법인의 업무수행상 통상 필요하다고 인정되는 부분의 금액에 한하여 손금에 산입한다.
이와 같이 여비는 법인의 업무수행상 필요하다고 인정되는 범위 안에서 지급규정, 사규 등의 합리적인 기준에 의하여 계산하고 거래증빙과 객관적인 자료에 의하여 지급사실을 입증하여야 하나 사회통념상 부득이하다고 인정되는 범위 내의 비용과 법인의 내부통제기능을 감안하여 인정할 수 있는 범위 내의 금액은 증빙을 요하지 아니한다(법통 2－3－55).
① 임원 또는 사용인에게 지급한 해외시찰훈련비
임원 또는 사용인에게 지급한 해외시찰훈련비도 업무와 관련하여 지급한 것에 한하여 손금에 산입한다(법령 19 14호).
② 고용관계없이 독립된 자격의 판매원에게 지급한 교육훈련비 등
법인이 판매촉진 등을 위하여 고용관계없이 판매실적에 따라 대가를 받는 독립된 자격의 판매원을 대상으로 교육훈련회의 등을 개최하면서 참가자에게 교통비․식비․숙박비 등을 지출한 경우에는 동회의 등이 당해 법인의 필요에 의하여 실시하는 것이며 그 비용이 사회통념상 판매원에게 부담시킬 수 없는 성격의 것으로 일반적으로 타당하다고 인정되는 범위안의 금액은 손금에 산입할 수 있다(법인 46012－3277, 1999.8.20.).
하지만 이러한 경우에도 3만원이상의 경비에 대해 세금계산서, 계산서, 신용카드전표를 갖추지 못하면 증빙불비가산세(거래금액의 2%)를 부과한다.
국내외 출장경비와 관련한 국세청 예규 및 질의회신문은 다음과 같습니다.
1> 국내외 출장경비에 대한 지출증빙서류첨부 및 가산세적용대상 범위 질의(법인 46012－23, 2000.1.6.)
<질 의>
출장경비에 대해 질의함.
1. 손금인정 여부
회사 내부의 규정에 의하여 국내 및 국외의 출장경비를 지급하는 경우 출장 후 별도의 증빙없이 회사의 규정만으로 지급된 출장비(교통비, 숙박비, 식대 등)가 손금으로 인정될 수 있는지. 아니면 반드시 실비정산으로 모든 증빙서류를 첨부해야만 하는지.
2. 가산세규정 적용 여부
⑴ 상기 1.에서 회사의 규정만으로도 손금인정될 수 있다면 동 금액이 10만원 이상시 첨부된 증빙이 없게 되는데 이때 가산세규정이 적용되는지.
⑵ 상기 1.에서 반드시 실비정산으로 증빙이 첨부되어야만 한다면 거래 건당 10만원 이상의 재화 또는 용역을 공급받는 경우에만 가산세규정이 적용되므로 출장비를 그 내역별․거래건별로 구분하여 10만원 여부를 검토하는 것이 타당한지.
⑶ 해외출장에 있어 경비지급시 중국 등과 같은 국가에서는 신용카드사용이 안되는 경우가 발생함. 이럴 경우에도 가산세규정이 적용되는지.
<회 신>
귀 질의의 경우 법인이 업무와 관련하여 출장하는 사용인에게 지급한 교통비, 숙박비, 식대 등이 당해 법인의 여비지급규정 및 객관적인 거래증빙에 의하여 법인에게 귀속시키는 것이 정당함이 입증된 경우에는 소득금액계산상 손금에 산입하는 것이나, 이 경우 당해 사용인이 지출한 경비 중 사업자로부터 거래건당 3만원 이상의 재화 또는 용역을 공급받고 그 대가를 지급한 금액에 대하여 법인세법 제116조 제2항 각호의 지출증빙서류를 수취하지 아니한 경우에는 같은법 제76조 제5항의 증빙서류미수취가산세가 적용되는 것임.
사용인이 업무와 관련한 해외출장시 국외에서 재화 또는 용역을 공급받는 경우에는 위 세금계산서 등 지출증빙서류수취대상에서 제외되는 것임.
19－19…36 국내여비의 손금산입 기준
임원 또는 사용인의 국내여행과 관련하여 지급하는 여비는 당해 법인의 업무수행상 통상 필요하다고 인정되는 부분의 금액에 한하여 손금산입하며 초과되는 부분은 당해 임원 또는 사용인의 급여로 한다. 따라서 법인의 업무수행상 필요하다고 인정되는 범위 안에서 지급규정, 사규 등의 합리적인 기준에 의하여 계산하고 거래증빙과 객관적인 자료에 의하여 지급사실을 입증하여야 한다. 다만, 사회통념상 부득이하다고 인정되는 범위 내의 비용과 당해 법인의 내부통제기능을 감안하여 인정할 수 있는 범위 내의 지급은 그러하지 아니한다.
19－19…25 해외여비의 용인 범위
임원 또는 사용인의 해외여행에 있어서 그 해외여행기간에 걸쳐 법인의 업무수행상 필요하다고 인정할 수 없는 여행을 겸한 때에는 그 해외여행에 관련하여 지급되는 여비를 법인의 업무수행상 필요하다고 인정되는 여행의 기간과 인정할 수 없는 여행의 기간과의 비(比)에 안분하여 업무수행과 관련없는 여비는 이를 당해 임원 또는 사용인에 대한 급여로 한다. 이 경우 해외여행의 직접 동기가 특정의 거래처와의 상담, 계약의 체결 등 업무수행을 위한 것인 때에는 그 해외여행을 기회로 관광을 병행한 경우에도 그 왕복교통비(당해 거래처의 주소지 등 그 업무를 수행하는 장소까지의 것에 한함)는 업무수행에 관련된 것으로 본다.
19－19…24 해외여행 동반자의 여비 처리
임원이 법인의 업무수행상 필요하다고 인정되는 해외여행에 그 친족 또는 그 업무에 상시 종사하고 있지 아니하는 자를 동반한 경우에 있어서 그 동반자와 관련된 여비를 법인이 부담하는 때의 그 여비는 그 임원에 대한 급여로 한다. 다만, 그 동반이 다음 각호의 1의 경우와 같이 분명히 그 해외여행의 목적을 달성하기 위하여 필요한 동반이라고 인정되는 때에는 그러하지 아니하다.
1. 그 임원이 상시 보좌를 필요로 하는 신체장애자이므로 동반하는 경우
2. 국제회의의 참석 등에 배우자를 필수적으로 동반하도록 하는 경우
3. 그 여행의 목적을 수행하기 위하여 외국어에 능숙한 자 또는 고도의 전문적 지식을 지니는 자를 필요로 하는 경우에 그러한 적임자가 법인의 임원이나 사용인 가운데 없기 때문에 임시로 위촉한 자를 동반하는 경우
19－19…23 업무수행상 필요한 해외여행의 판정
① 임원 또는 사용인의 해외여행이 법인의 업무수행상 필요한 것인가는 그 여행의 목적, 여행지, 여행기간 등을 참작하여 판정한다. 다만, 다음 각호의 1에 해당하는 여행은 원칙적으로 법인의 업무수행상 필요한 해외여행으로 보지 아니한다. (2001.11.1. 개정)
1. 관광여행의 허가를 얻어 행하는 여행
2. 여행알선업자 등이 행하는 단체여행에 응모하여 행하는 여행
② 제1항 단서에 해당하는 경우에도 그 해외여행기간중에 있어서의 여행지, 수행한 일의 내용 등으로 보아 법인의 업무와 직접 관련이 있는 것이 있다고 인정될 때에는 법인이 지급하는 그 해외여행에 소요되는 여비 가운데 법인의 업무에 직접 관련이 있는 부분에 직접 소요된 비용(왕복 교통비는 제외한다)은 여비로서 손금에 산입한다. (2001.11.1. 개정)
<교육안내>
10월16일(목) 10:00~18:00 비영리법인 경리실무자에게 가장 필요한 증빙의 기술
한성욱 강사 : (주)이스터커뮤니케이션, (주)엠에이지픽쳐스 재무담당이사
