모든 기업이 가지고 있는 정관은 기업활동에 관한 근본적 규칙들을 정리한 것으로 임원과 주주의 이익을 실현하기 위한 운영근간으로, 기업 지배구조를 정하고 기업의 방어전략으로, 기업 성장을 위한 경영인과 조직원을 보호 장치의 역할을 가지고 있다. 그러나 중소기업 중 상당수의 기업은 설립 시 작성했던 표준 정관을 그대로 가지고 있기에 기업성장 상황과 상법, 세법, 노무 규정의 변화를 제대로 반영하지 못함으로써 그 역할을 온전하게 수행할 수 없는 한계를 지니고 있다.
평택에서 정밀부품을 생산하고 있는 Q 기업의 유 대표도 설립 시의 표준 정관을 지금까지 개정하지 않고 있어 세금부담을 감소시키는데 한계를 가지고 있었다. 4년 전 유 대표는 법인을 함께 설립하고 모든 어려움을 함께 했던 김 이사가 건강상의 문제로 어쩔 수 없이 퇴직하게 되자 그간 공로를 인정하여 많은 금액의 퇴직금을 지급하였다. 지급에 문제가 없을 거라는 생각과 달리 과도한 세금을 납부해야만 했다.
의정부에서 T 제조업을 운영하고 있는 고 대표는 3년 전에 누적된 가지급금을 지금은 허용이 안되는 퇴직금 중간정산으로 정리하고자 정관에 퇴직금 지급 규정, 호봉제를 연봉제로 전환한 규정, 연봉제 계약서 등을 명시하여 개정한 후 자신과 감사로 있는 배우자에게 퇴직금을 지급하였다. 하지만 대법원은 1심, 2심의 결과를 뒤집었고 과세당국은 손금산입을 부인하여 과도한 법인세를 납부해야 했다.
즉 Q 기업의 경우 '등기이사에는 퇴직금이 발생하지 않으며 정관 등에 규정할 경우 퇴직 위로금 지급이 가능하다'라는 사항을 충족시키지 못했던 것이다. 주식회사의 임원은 회사로부터 일정한 사무처리의 위임을 받고 있기에 일반 종업원과는 달리 고용관계에 있다고 보지 않는다.
따라서 임원에게는 노동관계법이 적용되지 않고, 퇴직금도 발생하지 않는다. 다만 정관에서 임원 퇴직금의 지급과 관련규정을 두고 있다면 이를 근거로 퇴직금을 지급할 수 있다. 상여금도 마찬가지이다. 임원의 상여금 규정이 없는 경우 설날, 여름휴가, 추석, 연말에 지급한 상여금은 모두 손금불산입에 해당한다.
따라서 만일 Q 기업의 정관이 임원의 급여와 퇴직금 지급 규정을 가지고 있었다면 위와 같은 문제는 발생하지 않았을 것이다. 결국 복잡한 규정과 소득세법이 자주 변경되는데도 그에 맞게 정관을 변경, 보완하지 않아서 발생되는 것이다. 만일 그간 문제가 없었다고 한 기업들은 정말 문제가 없었던 것이 아니라 운이 좋아 세무조사에 걸리지 않은 것뿐이다.
T 기업의 경우 처음에는 법원에서 주주총회가 적법한 절차에 의해 진행되었고, 불특정 다수 임원 적용 규정이 정당하다고 봤으며, 정관 위임 퇴직금 지급 규정에 의한 퇴직금 손금산입은 정당했다고 생각했기에 별 문제가 없었다. 그러나 정관변경이 급격하게 개정되었으며 개정 영향이 특수관계인에게만 혜택이 돌아가며, 개정 내용이 계속적, 반복적으로 적용되지 않는다는 점을 들어 대법원은 과세당국의 손을 들어주었다. 이는 정관이 형식적이고 일시적이어서는 안된다는 점을 명확히 해주고 있다.
결국 기업 정관은 Q 기업처럼 정비가 되어있지 않을 경우 정당하게 기업을 운영했음에도 부당행위로 간주 당하여 비용으로 인정받지 못해 과도한 세금을 부담해야 하며, 적법하게 처리했어도 소송, 횡령, 배임 등으로 고발당할 수도 있으며 T 기업처럼 적절하게 운영되고 있지 않을 경우에도 기업에 막대한 손해를 입히는 요인이 된다. 따라서 기업 정관은 현재의 기업 상황을 포함해서 변화된 상법, 세법을 반영하고 있어야 하며, 기업 성장에 따라 현물출자, 주식양도, 자기주식 취득 및 처분 사항, 이익 소각, 주주총회 및 이사회에 관한 사항, 중간배당, 사채발행 등을 위해 주기적으로 검토하여 정비해 둘 필요가 있다.
