어제 환자는 몇명이었을까?
한달 전 매출에 비해서 이번 달 매출 상황은 어떻지?
1년 전에 비해서 우리 병의원은 성장하고 있는건가?
그러고 보니 며칠 후면 직원 월급날이네?
중소도시에서 3년째 개원하고 있는 D 내과의 형 원장은 어제 저녁 퇴근하면서 출근하는 지금까지 이런 생각을 떨쳐버리지 못하고 있다. 하지만 진료를 시작하자마자 환자 진료에 몰입하면서 이내 그 생각은 뒤로 미뤄지게 된다.
병원장 즉 병의원 CEO는 병의원의 매출, 지출에 대해 항시 관심을 가질 수 밖에 없는 자리이다. 그럼에도 진료를 해야 하는 의사이기에 병의원 경영이 근심스럽지만 자꾸 미뤄둘 수 밖에 없는 것도 현실이다.
그렇다면 병원장을 불안해하게 만드는 것을 무엇일까? 일일업무보고서, 매출 및 비용현황, 예약관리현황 등에 나타난 '고객 수, 매출금액, 지출비용'의 단순한 수치는 분명 아닐 것이다. 아마도 우리 병의원이 전 년도, 전 달, 전 주에 비해서 성장하는지, 후퇴하는지를 알고 싶어서 일 것이다.
이를 위해서 형 원장은 일일업무보고서를 작성할 필요가 있다. 그 보고서에는 매출과 비용 금액은 물론 발생 원인과 고객유형, 우수고객 등 고객의 데이터가 쌓이기 때문이다. 그리고 데이터를 통해 작성된 통계치만을 보는 것이 아니라 통계치를 통해 목표달성여부, 계획수정 근거, 상황판단의 예측자료 등을 예측근거, 비밀을 분석해야 한다. 즉 숫자를 통해 예측했던 내용, 계획했던 사항 그리고 판단의 근거를 찾아야 한다.
경기도에서 A 치과를 개원하고 있는 박 원장은 지난 2년간 상당금액을 마케팅 비용으로 사용해왔다. 그러다 어느 날 많은 비용을 투입했던 마케팅에 대한 효과를 의심하기 시작하였다. 결과적으로 지금까지 실행했던 마케팅은 낭비적 요인이 많았다. 젊은 직장여성을 마케팅 대상으로 했어야 하는데 전 연령층을 대상으로 하다보니 투입했던 마케팅 비용의 3분의 1에도 못 미치는 매출이 발생했다. 결국 3분의 2의 금액을 그냥 날려버린 셈이다. 물론 병의원 이미지 제고 차원이었다고 생각할 수 있지만 엄밀하게 말해 낭비요인이다.
마케팅 활동처럼 병의원에는 고객, 자금, 직원, 세무관리에 있어서 효율적인지를 판단한 근거가 있어야 하며, 그 근거를 바탕으로 어떤 고객을 타켓으로 할 것인지, 의료기기를 구입할지 리스할지, 직원 몇 명이 적정한지 등의 전략을 세울 수가 있는 것이다.
따라서 병의원은 반드시 일일업무보고와 같은 장부관리를 해야 한다. 일별, 월별, 년간 어떤 고객이 어떤 진료를 받아, 얼마의 매출을 올렸는지를 숫자를 기록해야 한다. 그리고 거기에서 그치는 것이 아니라 구체적 숫자를 통해 근거를 만들 수 있어야 한다.
원장은 훌륭한 의사이지만 동시에 유능한 경영자가 되어야 한다. 유능한 경영자는
첫째, 느낌, 감으로 경영하지 않는다. 병의원의 목표달성전략, 수익극대화 방안을 찾을 때 반드시 숫자를 통해 추세를 분석하고, 강약점을 찾아내서 최적의 방법을 만들어낸다. 즉 1년전 이맘때의 매출과 비교하여 매출이 증가했다면 증가원인이 무엇인지를 찾아 서비스를 강화하며, 감소원인이 발생했다면 그 서비스를 추후에는 축소하거나 없앨 근거로 숫자를 활용하는 것이다.
둘째, 유능한 원장은 '생산성'과 '효율성'을 따진다. 사실 재무적 관점에서 매출보다 더 중요한 것은 순익이다. 아무리 많이 벌어도 그보다 더 비용으로 지출한다면 적자를 면치 못하기 때문이다. 병의원에서 성과관리를 하는 것도 그 이유이다. 고가의 A의료기기와 저가의 B의료기기 중에 B기기에서 수익이 더 발생한다면 B기기의 추가 구입을 고려하는 것이 효율적이다. 이처럼 생산성과 효율성도 숫자가 판단의 근거가 된다.
따라서 병의원의 지속성장을 위해서는 지금보다 더 합리적인 경영방안 즉 시스템 경영이 시스템 경영은 원장님께 구체적인 경영방향을 제시해 줄 수 있기 때문이다. 예를 들어 1의 마케팅 사용했지만 수익이 1보다 적게 나온다면 새로운 마케팅 전략을 세워야 한다. 영업이익은 늘고 있는데 순이익이 줄고 있다면 재무상태가 악화되고 있다는 징조이다. 당연히 순이익을 올리거나, 낭비요인을 제거하는 방안을 고려해야 한다. 아울러 고객이 전년대비 120%늘었는데도 오히려 매출이 줄었다면 고객 1인당 매출이 줄어든 것이기에 우수고객을 늘리는 방안을 강구해야 한다.
이처럼 시스템 경영에는 숫자가 가지고 있는 숨은 비밀이 많다. 그 비밀을 어떻게 잘 푸느냐에 따라 계획한대로 목표를 달성하고, 높은 수익을 올릴 수 있게 된다.
지금도 일일업무보고서를 작성하지 않는 병의원이 있다면 그리고 전산업체가 설치해준 프로그램에 숫자만 입력하는 병의원이 있다면 당장 통계자료를 분석해야 한다.
기업과 병의원의 성장과 연속성을 위한 컨설팅 전문 그룹 스타리치 어드바이져는 병의원 경영지원 웹 프로그램인 “스타리치 메디”라는 프로그램은 앞서 설명한 다방면의 분석이 가능한 시스템이다.
이를 통해 매출, 비용분석, 수입-지출 일별, 월별 결산기능, 시스템 세무기능, 고객관리, 예약기능, 직원관리 기능, 다양한 서식기능 등 각종 통계자료를 실시간으로 한눈에 볼 수 있게 해준다는 장점이 있으므로 이러한 시스템을 통해 병의원의 매출분석 및 경영관리를 시작하는 것도 좋다.
