크기나 조직의 종류에 관계없이 어디서나 회의는 이루어진다. 어떤 회사는 “우리는 회의하러 출근하는 것 같아” 어떤 회사는 “회의를 안하니 도대체 업무의 방침을 모르겠어” 라고 회의를 너무 많이 한다고 반대로 너무 안 한다고 불만을 토로한다.
그러나 회의는 꼭 필요한 것이다. 업무의 효율성을 위해, 직원들과 소통하기 위해, 리더의 운영방침을 명확하게 하기 위해 병의원에서도 분명 회의를 한다. 정기적 조회시간을 활용해서, 아침에 업무를 시작할 때, 때로는 잠깐 시간을 내 새참을 먹으면서, 그리고 간만에 회식하면서 말이다.
회의라고 말하지 않고 대화하면 옆으로 새는 이야기부터 번득이는 아이디어까지 아주 많은 정보가 오고 간다. 그런데 왜 “회의 합시다”라는 말을 하고 시작하면 침묵이 흐르고 직원들이 고개만 떨구는 시간으로 변하는 것일까? 간혹 이런 분위기를 못 참고 원장이나 실장이 “병의원 일을 내 일처럼 생각하지 않나요? 주인의식을 가져보세요”라고 한마디 하면 그야말로 괴로운 시간이 되 버리고 만다.
효율적인 회의가 되기 위한 중요한 포인트를 살펴보자.
1. 회의의 성격을 명확히 하라
회의 주제를 명확히 하는 것보다 우선해야 할 일이 회의의 성격을 명확히 하는 것이다. 즉 직원의 의견을 수렴하는 것인지, 의사결정을 해야 하는 것인지에 대한 성격을 회의 전에 명확히 해야 한다. 원장 스스로가 회의를 통해 무엇을 얻을지에 대해 정리가 안되어 있다면 당연히 직원들도 회의에서 할 말이 없어지게 된다.
2. 회의 성격에 따라 회의 형식을 정하라
만일 의견수렴을 위한 것이라면 굳이 회의라는 이름으로 모일 필요 없다. 직원들이 가장 잘 사용하는 메신저, 카톡을 활용해 보자. 자주 사용하고 있다는 것은 익숙하다는 것이다. 익숙한 분위기를 만들어줘야 평소처럼 말을 하게 된다. 또는 의사결정을 해야 하는 회의라면 미리 회의 시간, 주제, 주제와 관련된 수치자료 등을 사전에 나눠주고 고민할 시간을 주어 정식 회의 형식을 갖춰야 한다. 또한 회의가 끝나면 간단한 회의록이라도 작성하여 직원에게 리마인드 시켜줘야 한다.
이렇게 복잡한 회의라면 안하는 것이 낳다고 생각할 수도 있다. 만일 그렇게 생각한다면 직원의견 묻는 것을 포기하는 것이다. 아무리 뛰어난 직원이라도 업무하면서 병의원 돌아가는 것을 종합적으로 파악하고 있는 직원은 없다. 그런 여건에서 직원에게 창조적인 번득이는 아이디어와 솔루션을 기대하는 것은 어불성설이다.
3. 한번의 회의에는 하나의 주제만으로
무슨 병의원이 삼성그룹 기획조정실도 아닌데 여러 가지 주제를 가지고 회의를 한다면 한가지 주제도 제대로 된 효과를 볼 수 없다. 성급한 원장이거나 누구보다 왕성한 호기심을 가진 원장님일수록 회의주제를 넘나드는 경우가 있다. 도대체 우리 직원들은 고객이 많이 오는지 인테리어가 잘 되어 있는지 블로그의 조회수는 많은 지 병의원 경영에 관심이 없다고 얘기하는 것을 들은 적이 있다. 직원은 병의원 원장이 아니다.
4. 회의 원칙을 세워놓고 반드시 지켜라
회의 원칙이라 함은 회의 시작시간, 끝나는 시간, 회의 중에 스마트 폰 끄기 그리고 '대략'이란 단어 사용하지 않기 등을 말한다. 회의 시작시간을 엄수하지 않으면 그것으로 회의 효과는 반감된다. 또한 끝내야 할 시간에 회의가 끝나지 않으면 이후의 회의시간은 죽은 시간이다. 또한 누구나 회의에 집중해야 하는데 급한 일이 있다고 통화를 하는 것도 바람직하지 못하다. 아울러 회의는 자기생각을 얘기하는 시간이다. 그런데 대략, 누구에 의하면, 자료에 의하면 이라고 자기 생각이 아닌 다른 사람 그리고 자료를 얘기하는 경우가 있다.
5. 회의는 원장의 생각을 전달하는 시간만은 아니다
회의를 통해 변경된 병의원 업무를 전달할 수도 있고, 흐트러진 업무에 대해 성과와 보상의 원칙을 전달할 수도 있다. 그렇다고 원장이 너무 많은 말을 하게 되면 그 시간의 2배 이상 직원은 말을 아끼게 된다. 원장이 먼저 생각을 얘기했는데 괜히 얘기했다가 무시당하거나, YES맨 또는 NO맨으로 인식되는 것을 꺼려하게 된다. 따라서 원장은 회의 주제를 선정한 이유를 팩트를 가지고 설명한 후 직원이 얘기할 수 있도록 분위기를 만들어 주고 경청을 해야 한다.
6. 회의자료는 적을수록 좋다
회의를 하자는 건지 학습을 하자는 건지 모를 정도로 회의자료가 많다면 직원은 그 자료를 읽으려고 하지 않을 뿐더러 주제를 벗어나 헷갈려 버린다. 그러다 보면 직원은 자료이 팩트를 얘기하는 것이 아니라 일반적 얘기, 자기 생각을 객관화하여서 얘기해버리고 만다.
7. 회의는 결론이 있어야 한다
단순 의견수렴을 하는 회의라도 이런 의견들이 수렴되었다고 정리하면서 회의를 마쳐야 하고 의사결정을 하는 회의라면 이렇게 결정이 되었다고 결론을 내려야 한다. 만일 결정이 나지 않고 시간이 지나버리면 “결론은 다음에 내자”라고 말하기 보다는 중간 결론을 얘기하고 다음 회의를 이어서 하자고 해야 한다.
8. 회의는 회의여야 한다
피해야 할 회의는 다른 이벤트를 하다가 갑자기 회의로 성격을 바꿔버리는 것이다. 예를 들어 회식을 하면 즐겁게 회식만 하자. 회식하면서 분위기가 좋다고 잠깐 시간을 내어 아이디어를 묻는 회의를 하게 되면 분위기는 감당할 수 없게 되며 다음 회식자리는 만들기 어려워 진다. 생일잔치도 그렇다 기껏 축하노래 부르고 촛불 껐는데 오늘 예약현황은 어때? 예약자 내원율은 높을 것 같다고 묻는다면 그 케익은 업무 끝날 때까지 그 자리에 있을지도 모른다.
이렇듯 회의는 서로 다른 생각을 가진 사람의 의견을 듣고 하나로 만드는 아주 어려운 것이다. 그렇지만 하나로 만들어야 생산성도, 효율성도 목표의 명확화도 이뤄지기에 어렵지만 해내야 하는 것이다. 리더라면 원장이라면 회의를 주제하는 스킬을 높여야 한다. 성급한 일반화의 오류에 빠지지 않고 회의의 목적과 직원의 쾌활함의 균형을 유지 할 수 있는 회의역량을 가져야 한다. 최고경영자는 뛰어난 회의역량을 통해서 CEO의 생각을 기막히게 전달하고 직원의 아이디어와 역량을 최대한도로 발휘하게 만든다.
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