사내동호회 활동비 회장명의 통장 송금 비용처리 가능?

종업원의 여가 활동을 돕고 단합된 직장 분위기 조성과 업무능률 향상을 위해 사내 동호회를 운영할 때, 대부분의 회사에서는 일정한 사내 기준을 정하여 규모(인원)와 활동 실적에 따라 동호회 활동비를 지원하고 있습니다.

이 경우 해당 동호회 지원금을 비용으로 인정받으려면 어떤 증빙서류를 갖추어야 하는지 애매할 수 있습니다. 즉, 일정 금액을 지급하고 동호회장의 영수증을 받아야 하는지, 아니면 각 동호회로부터 경비 지출 증빙을 받아서 비용처리를 해야 하는지 판단하기 곤란할 때가 있습니다.

이러한 경우 사내 동호회 지원비를 복리후생비로 처리하는 데에는 아무 문제가 없습니다. 그러나 동호회 활동비 수령증은 법인의 지출 사실과 관련된 증빙이 아니므로 정규증빙수취의무 규정에 의해 실제 비용이 지출된 증빙을 수취해야 합니다.

그렇다면 경리실무자 입장에서는 해당 동호회에 지원된 지원금만큼 지출증빙을 수취하여 정산을 해야 하는지 여부가 애매할 수 있습니다.

이에 대해서는 특정인이 아닌 전체 직원이 골고루 가입된 단체로서 회사내부규정 등에 의하여 복리후생비로 정해진 한도와 사회 통념상 인정받을 수 있는 적정 금액 내에서 사내 동호회에 지원되는 금액은 비용으로서 당연히 경비처리가 됩니다.

다만 적정 금액을 넘거나 동호회에 소속된 직원들이 개인적으로 사용할 수 있는 금액은 근로소득에 해당하므로 급여로 보아 원천징수를 해야 합니다.

따라서 실제 지출금액을 기준으로 증빙을 수취하고 비용처리를 해야 하며, 3만원을 초과하는 경우에는 반드시 세금계산서나 계산서 또는 신용카드매출전표를 수취해야 증빙불비가산세가 부과되지 않습니다. 실제 지출증빙이 없다면 세무조사 시 동호회에 소속된 각 직원들의 근로소득으로 간주한다는 점에 유념해야 합니다.

물론 회사의 동호회라는 것이 낚시나 등산 등 취미활동과 관련한 것들이 대부분이어서 동호회 활동에 소요되는 비용이라는 것이 결국 대부분 차비나 식대 등인 관계로 이에 대해 일일이 증빙을 챙길 필요가 있을까라고 생각할 수 있습니다.

그러나 이처럼 좋은 목적으로 지급되는 동호회 활동비를 직원의 근로소득으로 보지 않기 위해서는 사내동호회 품의서와 동호회활동 보조금 정산서 등을 갖추고 되도록 지출증빙을 수취하는 것이 좋습니다.