학교축제 등 학생들에게 지원금을 줄때 총학생회나 학생처장 등이 그 금액을 받았다는 학교영수증만으로 증빙처리가 가능한가요?
대학에서는 학생들의 자치활동 행사(예, 졸업 작품 전시회, 축제, 총학생회수련회, 농활 등)시에 격려금을 지급한 사례가 있습니다. 격려금 지급에 대한 증빙이 없어 임시방편으로 받고 있는 것이 수령자의 사인이 있는 영수증과 수령인의 신분증 사본입니다. 때로는 전달자가 사인한 영수증을 제출한 사례도 있습니다. 이에 대한 증빙은 어떻게 받는 것이 적합한지 알아보겠습니다.
학생자치활동기구(학생회 등)에게 격려금 지급과 관련하여 지출증빙서류의 수취(수혜자의 영수증)에 대하여 학교의 경리실무자 입장에서 그 처리에 대하여 민감한 부분 중 하나로 증빙처리방법에 차이가 많다고 볼 수 있습니다. 따라서 사후관리측면에서 가장 위험이 적고 객관적 입장에서 안정적이고 효율적으로 관리되어야 합니다.
학생의 신분은 학교 근로자가 될 수 없기에 원천징수를 할 수 없으며, 학교 교내 행사의 일환으로 지급되는 격려금이기에 어느 일정학생에게 귀속되는 것이 아니라고 판단되며, 학생행사의 활성화를 위해 지급되는 격려금은 “학생행사지원금” 계정으로 지출할 수 있습니다.
다만, 학생회 대표가 격려금을 받는다는 전제(학생대표 신분증과 격려금을 받았다는 영수증에 날인을 받음)로 지급된 격려금은 전도금 청구로 현금을 학생에게 전달하고 그에 대한 적격증빙영수증이라 할 수 있는 세금계산서, 계산서, 카드영수증 등으로 정산하여 “학생행사지원금” 계정으로 실비정산을 하는 것이 적정할 것입니다.
원칙적으로 학생자치기구는 봉사단체로 학생들의 등록금 재원 등으로 구성된 교비회계로 학생자치기구 간부 등에게 혜택 또는 지원은 학내 구성원 또는 사회적으로 지탄을 받을 수 있으며, 일부대학에서는 여론에서 문제가 된 대학들도 있습니다. 따라서 학생자치기구의 지원 격려금등은 실비정산으로 유도 하는 것 즉, 사회적 또는 객관적으로 인정될 수 있는 범위 내에서 법인신용카드를 사용하여 식대로 격려하여 실비정산으로 유도함이 실무적일 수 있습니다.
실무자 입장에서는 학생자치기구 관리의 한계 때문에 공금인 학교회계 격려금등의 지원에 따른 현금수혜자(학생회장등)의 지출증빙수취가 어렵다고 말하고 있으나 지출증빙서류의 미 수취에 따른 문제점을 검토해 볼 필요가 있습니다.
지출증빙서류의 미 수취에 따른 문제점은 다음과 같습니다.
가. 외부회계 감사 지적사항
각 대학에서는 외부회계 감사 시 회계법인으로부터 학생지원비 경비 중 불분명한 경우에는 대표자의 인정상여로 볼 수 있으므로 지출결의 내용의 적요 및 증빙관리가 중요합니다. 따라서 원칙적으로 지출증빙이 없는 경우에는 실제 지출내용을 입증하기가 곤란할 뿐만 아니라 격려금등의 실비정산으로 보기 어렵습니다.
나. 예․결산공개 확대개선으로 투명성 요구
대학은 예․결산공개 확대실시에 따라 예․결산서를 학교(경리과, 도서관 등)에 비치, 열람을 의무적으로 공개하여 투명성에 따른 재정관리가 이루어져야 하므로 대학과 관련된 이해관계자들에게도 정확하고 건전한 재무구조를 공개해야 합니다.
다. 사학기관 재무․회계규칙의 준수에 따른 실비정산 원칙
사학기관 재무․회계규칙 제4조(재무와 회계운영의 기본원칙)에 의하여 사학기관의 재무와 회계는 국가의 정책과 사회 공공기관으로서의 의무와 그 성립목적에 맞게 건전하게 운영되어야 하므로 집행 전에 사용목적, 일자, 금액, 사용용도 등을 구체적으로 명시하고 실비정산의 원칙에 입각하여 집행함이 타당할 것입니다.
라. 지출증빙 미 수취 시 수령자의 사적경비로 인정
업무와 관련이 없는 격려금등의 지출명목으로 사용된 것이 증빙서류로 불분명하게 되었을 경우에는 국세청의 유권해석에 따라 대표자 또는 수령자의 사적경비로 소득세가 부과 될 뿐만 아니라 학교회계에서도 정상적인 비용으로 인정받을 수 없습니다.
영리법인의 경우를 살펴보더라도 세법의 요구대로 사업자가 업무와 관련하여 지출한 비용에 대하여 정규지출증빙서류를 수취하지 아니한 경우일지라도 일반영수증이나 입금표 거래명세서 등 다른 객관적인 자료에 의하여 그 지급사실이 확인되는 경우 이를 손금에 산입하는 것입니다.
그러나 무엇보다도 정규증빙을 수취하지 않으면 세무조사 시 사업자가 쉽게 구할 수 있는 가공의 간이영수증 등을 무더기로 수취하여 비용을 과다하게 계상하여 탈세를 한다거나 비자금을 조성했다는 의심받게 되어 손금 자체를 부인당해 세금 부담이 커질 수 있습니다.
<교육안내>
10월16일(목) 10:00~18:00 비영리법인 경리실무자에게 가장 필요한 증빙의 기술
한성욱 강사 : (주)이스터커뮤니케이션, (주)엠에이지픽쳐스 재무담당이사
