분개장은 ▲각 거래를 발생한 순서대로 기록한다 ▲각 거래의 모든 경제적 효과를 한눈에 볼 수 있게 한다 ▲오류의 추적 및 검증자료가 된다 등 기능을 한다.
분개장은 작성하는 방법에 따라 병립식과 분할식으로 구분하며 실무에서는 병립식 분개장을 많이 사용하므로 병립식 분개장에 대해서 살펴보기로 한다.
회계거래에 대해 기업에 미치는 효과를 분석한 후 분개장에다 거래를 기록한다. 분개장에는 ▲거래가 발생한 날짜를 기록하는 란 ▲계정과목과 거래에 대한 설명을 기입하는 란(적요란) ▲총계정원장에 전기할 때 원면을 기록하는 란 ▲차변과 대변금액을 각각 기입하는 란을 구비하고 있다.
분개장에 원면을 기록하는 란이 있는 것과 같이 원장에는 분개장의 페이지를 기록하는 분면을 비치해 전기시 분개장에 기록된 1월 1일 거래를 총계정원장의 현금계정과 자본금 계정에 전기할 때 현금계정의 분면과 자본금 계정의 분면란에 그 거래가 기록된 분개장의 면 번호인 1을 기록한다.
한편 분개장의 '현금' 옆 원면란에는 현금계정의 고유번호인 101을 '자본금' 옆 원면란에는 자본금 계정의 고유번호인 201이 기록된다. 분개장의 원면란과 계정의 분면란을 상호대조함으로써 거래의 추적이나 오류의 발견을 쉽게 할 수 있다.
분개장의 이론적인 분개 방법은 시간이 많이 소요되므로 교육목적으로는 거의 사용되지 않는다. 교육용으로 분개를 표시할 때에는 계정과목과 금액을 차변과 대변으로 구분할 수 있고 그 분개를 보고 거래를 유추할 수 있으면 충분하다.
거래를 교육용이나 실습용으로 인정될 수 있는 분개의 표시방법 중 가장 간단한 방법은 '현금 5,000 / 자본금 5,000'처럼 차변과 대변을 '/'로 구분하는 방법이다.
거래의 내용인 분개를 한 장의 종이에 기록한 서식을 전표라 한다. 이 전표는 거래의 요점을 기입하여 기장의 기초가 될 뿐만 아니라 분과 제도하의 각부 및 각과의 업무 연락 및 책임 소재를 명확히 파악할 수 있다. 만약 거래가 발생하면 전표에 거래에 대한 분개를 기록하고 전표의 뒷면에는 관련 증빙서류를 부착하는 것이 일반적이다.
전표의 종류에는 입금전표와 출금전표, 대체전표가 있다.
입금전표는 붉은색으로 인쇄되어 있는 종이로 현금의 수입거래를 기입하는 용지이다. 입금전표는 현금계정의 차변을 표시하므로 과목란은 상대 계정인 대변과목만을 표시한다.
출금전표는 파란색으로 인쇄되어 있는 종이를 이용하며 현금의 지급거래를 기입하는 전표이다. 출금 전표는 현금 계정의 대변을 표시하므로 과목란은 상대 계정인 차변 과목만을 표시한다.
대체전표는 검정색으로 인쇄되어 있다. 현금 수수가 수반되지 않은 대체 거래를 기입하는 전표이다. 대체 거래에는 전부대체거래와 현금의 수지를 일부 수반하는 일부대체거래가 있는데 이중 현금 거래 부분은 입금전표 또는 출금전표에 기입하고 대체거래 부분만 대체 전표에 기입한다.
※참고문헌 : 김봉현·김상우·윤희원 공저. IFRS 회계원리 입문(조세일보 발행) ※감수 : 한결세무법인 윤희원 대표세무사
