스마트워크 잘하려면 소통 방법을 사전에 합의해야

스마트워크는 기업의 업무수행, 소통, 회의 등에 디지털 기술과 디지털 도구를 활용해 새로운 가치를 창출하거나 성과향상 및 변화를 가져오는 것을 의미한다. 따라서 스마트워크는 기업의 업무방식의 변화, 기업문화의 변화, 소통방식의 변화를 의미한다. 이 변화는 조직이나 기업에 속한 구성원들의 정체성에도 변화를 야기한다.

현재 스마트워크로 업무를 수행하는 직장인들은 어느정도 스마트워크에 익숙해졌다. 하지만 앞으로 기업이나 다양한 조직에서 일을 해야 하는 예비 직장인이나 대학생들의 경우에는 스마트워크에 대해 잘 이해하고 대비를 할 필요가 있다. 디지털 기술이 일하는 방식과 조직 생활에서도 무경계, 초연결, 초고속의 소통과 업무수행을 요구하기 때문이다. 이번 컬럼에서는 예비 직장인과 대학생들이 장래 경험할 스마트워크 환경에 적응하는데 도움이 되는 몇가지 제안을 하고자 한다.

첫째, 스마트워크는 디지털 공간에 소통과 업무수행이 비대면으로 진행된다. 디지털 기술의 특징이 제공해 주는 편리함에 비해 비대면 상황은 소통에 대한 불안감으로 수시로 SNS 또는 카카오톡을 활용하기 때문에 예기치 않는 부작용(스트레스)을 발생시킨다. 따라서 스마트워크를 할 때 소통을 위한 시간 또는 방법을 사전에 합의를 하는 것이 좋다. 또는 소통 가능여부를 확인 후 소통을 해야 한다.

둘째, 업무 또는 프로젝트를 함께 수행할 때에는 자신이 수행해야 하는 업무의 중요도와 긴급성을 협업 파트너들과 충분히 논의를 해 우선순위를 정해 두어야 한다. 그리고 자신이 맡은 업무의 수행 수준 또는 진척도를 미리 공유하는 것이 좋다. 상대방이 궁금해 하기 전에 진행상황을 공유함으로써 럭비공이 되지 않을 수 있고, 때에 따라서는 상대방으로부터 도움이 되는 피드백을 받는 이익도 있다.

셋째, 스마트워크 중 이루어지는 소통은 대부분 화상회의 또는 소통이다. 이때는 상대방의 말 또는 주장의 행간을 읽거나 뉘앙스를 파악하기 위해 비디오 기능을 활용하는 것이 좋다. 그리고 대면 소통 때 만큼이나 상대방의 말을 잘 듣고, 질문을 통해 이해 수준을 맞추어야 한다. 의견을 발표할 때는 핵심만 짧게 결론 중심으로 전달 해야 한다. 이때는 1)자신의 의견 또는 생각, 2)근거, 이유, 배경 3)결론과 이익을 포함해 의견을 말하는 것이 좋다.

넷째, 다양한 디지털 도구들을 활용해 문서작성이나 프리젠테이션, 홍보자료 등을 창의적으로 개발할 수 있으면 좋다. 직장인들이 사용하면 도움이 되는 유용한 디지털 도구들은 매우 많다. 문서작성에 도움이 되는 대표적인 사이트는 미리캔버스와 캔바가 있다. 트렌드 분석(네이버 데이터 랩, 구글 트렌드), 정보검색(구글 알리미, 모야(스마트폰앱)), 생각과 아이디어를 정리하고 아이디어 발산에 도움이 되는 마인드 맵 등이 있다. 이러한 디지털 도구의 사용법을 잘 습득해 놓으면 도움이 된다. 특히 자신이 수행하는 업무의 특성에 맞추어 이러한 도구들을 사용하면 성과를 올리거나 긍정적인 평가를 받는데 도움이 된다.

다섯째, 협업력이 중요하다. 특히 비대면 소통을 할 때는 눈팅은 절대로 해서는 안 된다. 신속한 피드백을 주고 받고, 비대면 회의에서는 적극적인 참여가 필요하며, 상대방의 피드백을 긍정적으로 받아 들이고, 자신이 한 약속은 반드시 지켜야 한다.

마지막으로 대면 업무 혹은 대면으로 조직, 직장 생활을 할 때에는 조직 생활과 업무수행에 필요한 조언이나 코칭을 수시로 받을 수 있지만, 비대면 상황의 스마트워크에서는 이러한 조언이나 코칭을 받는 것이 쉽지 않다. 하지만 다행인 것은 디지털 기술의 연결성을 활용해 세상의 모든 지식과 만날 수 있기 때문이 이러한 방법으로 지식이나 기술을 습득하는데 익숙해 져야 한다.

최근 기업들은 스마트워크 센터를 여러 곳에 지정을 활용을 하거나, 클라우드 서비스를 활용해 스마트워크를 실행하고 있다. 스마트워크가 주는 장점을 인식한 기업들은 앞으로 더 다양한 방법과 기술을 활용해 스마트워크를 수행할 것이다. 따라서 디지털 기술과 도구를 활용하는데 익숙한 예비 직장인들과 대학생들은 자신의 디지털 역량을 스마트워크에 맞도록 준비를 한다면 좋은 기회를 잡을 수 있을 것이다.