대리운전비는 증빙을 무엇으로 처리하나요?

수강생 : 자가운전보조금을 지급하고 있는 직원들이 거래처 접대나 회식 후에 음주로 인하여 대리운전을 하였을 경우 그 비용은 어떻게 처리해야 하며, 대리운전비의 경우 현실적으로 증빙을 수취하기가 어렵다고 직원들이 말하는데 이 경우 일반적인 택시비처럼 여비교통비명세서로 처리해도 되나요?

강  사 : 대리운전비를 비용처리를 하는 경우 경리실무자들은 우선 업무상 발생하는 교통비 및 자가운전보조금에 대한 내용을 이해할 필요가 있습니다.

일반적으로 회사 직원이 업무상 차량을 이용하면서 발생하는 교통비, 즉 이동거리에 따른 유류비와 통행료 등은 관련 증빙을 회사에 제출함으로써 실비로 정산을 받게 됩니다. 이러한 실비변상적인 급여는 근로소득세가 비과세되는 것이 타당하다고 할 수 있습니다.

또한 이처럼 해당 경비를 실비로 정산 받는 대신 해당 회사의 사규에 정해진 지급기준에 따라 일정액을 지급 받는 경우, 해당 지급액 중 월 20만원 이내의 금액은 자가운전보조금으로 근로소득세가 비과세 됩니다.

수강생 : 직원들이 거래처 접대나 회식 후에 대리운전을 하였을 경우 해당 직원이 비과세 급여인 자가운전보조금을 지급받고 있다면 비과세 혜택을 못 받게 되나요?

강  사 : 직원 개인 소유의 차량을 업무에 이용하고 유류대나 통행료, 대리운전비 등 실제 소요경비를 지급 받고 있는 상황에서, 만약 별도의 자가운전보조금까지 지급 받는다면 해당 자가운전보조금은 근로소득세 과세대상이 된다는 사실에 유의해야 합니다.

수강생 : 그렇다면 현재 자가운전보조금을 받고 있는 직원이 별도의 택시비 등 업무 관련 시내교통비를 지급 받는 경우에는 어떻게 해야 하나요?

강  사 : 이러한 경우, 자가운전보조금이란 “종업원 소유 차량을 종업원이 직접 운전하여 회사 업무에 사용하는 대신에 지급 받는 금액”을 의미하므로, 만일 해당 종업원이 개인 소유 차량이 아닌 택시 등 대중교통을 이용하고 또 그 비용이 업무와 관련이 있다면 자가운전보조금과는 별도로 “여비교통비”로 비용인정이 가능합니다.

대리운전비의 경우에는 업무와의 관련성이 있는지 여부가 중요할 수 있습니다. 물론, 접대나 회식도 업무의 연장선상이라고 본다면 위의 대리운전비 역시 접대비, 복리후생비, 여비교통비 등의 비용으로 처리해야 한다는 의견도 있을 수 있으나, 회식이나 접대가 끝나고 난 후 이용하는 대리운전의 경우 해당 비용을 업무와 관련이 있다고 보기에는 무리가 있습니다.

이는 사실 지급기준의 적정성이나 업무와의 관련성 여부, 법인이 부담해야 할 성질의 비용인지 여부 등을 가려 법인 내부의 기준에 따라 처리해야 할 사항입니다.

아쉽게도 세법에서는 위와 같은 사항이 법인의 비용으로 처리해야 할 성격인지 개인이 부담해야 할 성격인지에 대한 기준을 설정하고 있지 않습니다.

수강생: 직원이 개인 소유 차량이 아닌 택시 등 대중교통을 이용하고 또 그 비용이 업무와 관련이 있다면 자가운전보조금과는 별도로 “여비교통비”로 비용인정이 가능하다면, 대리운전비의 경우 직원이 택시를 이용한 것으로 보아 일반적인 택시비처럼 여비교통비명세서로 처리해도 문제가 없는지요?

강  사 : 택시요금의 경우 정규지출증빙수취의무규정 예외항목이므로 “여비교통비명세서”로 증빙처리가 가능하지만, 대리운전비의 경우는 택시요금의 성격으로 볼 수 없으므로 적격증빙수취대상에 해당하고 따라서 정규증빙을 수취하지 않으면 가산세 대상이 됩니다.

경리실무자들로서는 해당 대리운전비를 업무상 발생하는 시내교통비나 택시비처럼 여비교통비명세서 등 회사 내부 증빙으로 처리할 수도 있겠지만, 이러한 경우 반드시 관련 비용에 대한 업무 관련성 여부를 적정하게 입증해야 하며 특히 여타 직원들과의 형평성 문제도 충분히 고려되어야 할 것입니다.

수강생: 여타 직원들과의 형평성 문제도 충분히 고려되어야 한다는 의미는요?

강  사 : 대리운전비용의 경우 차량을 소유한 직원에게 해당되기 때문에 차량을 소유하지 않는 직원의 경우 예를 들어 회계부서의 경우 결산업무로 밤늦게 까지 야근을 하다가 버스나 전철이 끊겨서 택시를 타고 퇴근한 경우 회사에서 여비교통비로 비용으로 처리해 주느냐가 중요할 수 있습니다.

수강생 : 영업사원의 고객접대 후 음주운전 방지를 위하여, 대리운전용역 계약을 체결하고자 합니다. 매일 사용내역을 회사와 대리운전 용역업체간에 상호 확인하여 월말에 세금계산서를 발급하여 처리하고자 합니다. 이 경우, 대리운전 용역업체에서 발급한 세금계산서상의 매입세액은 불공제가 되는 것인가요?

강  사 : 대리운전비를 교통비로 해석하여 시내교통비로 처리하여 매입세액을 공제받을 것인지, 비업무용 승용차의 유지비용으로 해석하여 차량유지비 항목으로 매입세액 불 공제 처리할 것인지 경리실무자들은 애매해 할 수 있습니다.

사업자가 납부하여야 할 부가가치세액은 자기가 공급한 재화 또는 용역에 대한 매출세액에서 자기의 사업을 위하여 사용되었거나 사용될 재화 또는 용역의 공급 및 재화의 수입에 대한 매입세액을 공제한 금액으로 하는 것이나, 사업과 직접 관련이 없는 개인적인 비용과 접대비 및 이와 유사한 비용의 지출에 관련된 매입세액은 매출세액에서 공제하지 아니합니다.

따라서 대리운전비의 경우 대부분 접대비 유사비용으로 간주되고 비업무용소형승용차의 유지와 매입에 관련한 비용이기 때문에 매입세액을 불공제하는 것입니다.

<교육안내>
10월16일(목) 10:00~18:00 비영리법인 경리실무자에게 가장 필요한 증빙의 기술